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Ein Beispiel

Wir nehmen mal das Beispiel, dass Sie (der Nutzer des Urlaubplaners) eine Security-Firma sind und den Dienstplan nutzen wollen.

1. Sie müssen Abteilungen angelegt haben:

 

In diesem Beispielbild gibt es bei Ihnen in der Security-Firma die Abteilungen Objektschutz, Personenschutz, Technik, Vertrieb und Wachpersonal. Um eine Abteilung anzulegen, klicken Sie zuerst auf Neu, geben dann einen Namen für Ihre Abteilung ein, schreiben eventuell eine Bemerkung dazu und können bei Bedarf noch das Minimal anwesende Personal und das Maximal abwesende Personal eingeben. Drücken Sie auf speichern.

2. Sie müssen Mitarbeiter angelegt haben:

 

Drücken Sie auf Neu und füllen Sie alle Felder aus und ordnen Sie dem Mitarbeiter vorallem eine Abteilung zu, in der er arbeitet. Pflichtfelder sind zudem, wenn Sie die Dienstplanung nutzen möchten auch die Arbeitstage, die sie anhaken können, die Soll-Stunden für jeden Arbeitstag müssen eingetragen sein und nach Möglichkeit auch der Urlaubsanspruch. Drücken Sie auf Speichern.

An dieser Stelle müssen Sie auch unbedingt noch entweder die Arbeitsstunden pro Woche oder pro Monat für Ihren Mitarbeiter eintragen. Speichern nicht vergessen.

 3. Sie müssen Kunden angelegt haben:

 

Drücken Sie auf Neu. Geben Sie unbedingt einen Namen für den Kunden ein und all die Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie dürfen das speichern nicht vergessen. Gehen Sie nun auf Zeiten für die Dienstplanung bearbeiten um in das folgende Fenster zu gelangen.

4. Sie müssen Kundenzeiten angelegt haben:

Dort klicken Sie auf Neu und geben eine Bezeichnung für die Schicht ein. Zusätzlich eine Kurzform für die Bezeichnung, die später als Abkürzung im Dienstplan erscheinen wird. Bei Sort können Sie eine Zahl eingeben, nach der die verschiedenen Schichten dann sortiert in den Übersichten auftauchen. Wählen Sie eine Farbe aus. In unserem Beispiel haben wir gerade die Kundenzeit für den Flughafen Timbuktu angelegt. Die Kurzform lautet bei uns FTS = Flughafen Timbuktu Spät. Wir haben gesagt, die Nachtschicht hat egal bei welchem Kunden immer die Farbe rot, die Spätschicht hat immer die Farbe blau und die Frühschicht hat immer die Farbe grün. Dadurch ist nachher die Übersicht für den Mitarbeiter, die Abteilung und den Kunden übersichtlicher. Bitte speichern Sie.

5. Nun können Sie mit der Dienstplanung beginnen:

Dafür klicken Sie unter Planung auf den Button Dienstplanung.

Wählen Sie dort bitte Ihre gewünschte Abteilung aus. Standardmäßig ist die Planungsansicht angeklickt. Wählen Sie einen Monat aus, für den Sie den Dienstplan erstellen wollen. Drücken Sie auf Planung für den gewählten Monat neu erstellen. Nun tauchen Ihre Mitarbeiter mit den zu arbeitenden Soll-Stunden auf.

Wenn Sie nun Ihrer Mitarbeiterin Susi Sorglos am 04.02.2013 einen Dienst zuordnen möchten, so gehen Sie in die Reihe von Susi Sorglos auf den Tag 04. Klicken Sie zuerst mit der linken Maustaste in das Feld und dann mit der rechten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

 

Hier können Sie nun auswählen bei welchem Kunden Susi Sorglos am 04.02.2013 arbeiten soll. In diesem Beispiel wird sie am Flughafen Timbuktu eingesetzt. Nun wählen Sie eine Schicht aus, in der Susi Sorglos am Flughafen Timbuktu arbeiten soll. Dann kommen Sie zum nächsten Fenster:

In diesem Fenster können Sie die Anzahl der aufeinander folgenden Tage eingeben, die Susi Sorglos in der eben ausgewählten Schicht arbeiten soll. Wenn Sie lediglich einen Tag in der Schicht, bei dem Kunden arbeiten soll, dann drücken Sie auf Abbrechen.

Wenn Sie ebenso bei Susi Sorglos eine Abwesenheit eintragen möchten, z. B. Krank, Urlaub, Gleitzeit klicken Sie nochmals in der Reihe von Susi Sorglos auf ein entsprechendes Datum (hier der 05.02.2013) und machen einen linken Mausklick und dann einen rechten und gehen auf Abwesenheit eintragen (in diesem Fall haben wir Urlaub angeklickt) . Siehe Beispielbild unten:

 

Wenn Sie dort nun eines der vier Dinge auswählen gelangen Sie zu einem anderen Fenster. Das sich nennt Abwesendplanung. Siehe folgendes Fenster:

Sie sehen nun, das schon die entsprechende Abteilung, in der Susi arbeitet eingetragen ist. Ebenfalls ist die Abwesenheit vom Typ schon voreingetragen, jenachdem was Sie für ein Grund weiter oben ausgewählt haben (Urlaub). Das Anfangsdatum des Urlaubs ist auch schon eingetragen. Sie müssen nur noch bis einschl. dem Datum eintragen und auf Abwesenheit eintragen drücken. Dann taucht es auch in der Diensplanung auf.

 

So könnte Ihre Dienstplanung aussehen, wenn Sie einige Dienste eingetragen haben. Wenn Sie Einträge wieder entfernen möchten, klicken Sie ebenfalls in entsprechendem Feld mit einem linken Mausklick und danach mit einem rechten und drücken Eintrag entfernen.

Im letzten Bild, oben rechts, sehen Sie Übersicht für Mitarbeiter. Sie können hier eine Übersicht für Ihren Mitarbeiter erstellen, damit er weiss, wann er wo arbeitet. Das gleiche gilt auch für die Abteilung und den Kunden.


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